Rezydent długoterminowy UE – warunki, dokumenty, zmiany przepisów i praktyka urzędów
Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej to w polskim systemie prawnym jeden z najbardziej stabilnych tytułów pobytowych dla cudzoziemców spoza UE. Daje prawo do pobytu na czas nieokreślony, gwarantuje pełny dostęp do rynku pracy w Polsce oraz ułatwia przemieszczanie się i podejmowanie pracy w innych państwach członkowskich UE na uprzywilejowanych zasadach.
Rezydent długoterminowy UE – dlaczego ten status jest tak ważny?
Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej to w polskim systemie prawnym jeden z najbardziej stabilnych tytułów pobytowych dla cudzoziemców spoza UE. Daje prawo do pobytu na czas nieokreślony, zapewnia pełny dostęp do rynku pracy w Polsce oraz ułatwia przemieszczanie się i podejmowanie pracy w innych państwach członkowskich UE na uprzywilejowanych zasadach.
Od 2025 r. przepisy dotyczące cudzoziemców są intensywnie nowelizowane – weszła w życie duża reforma ustawy o cudzoziemcach, uruchomiono Moduł Obsługi Spraw (MOS), a dodatkowo do 4 marca 2026 r. zawieszono bieg terminów w wielu postępowaniach pobytowych, w tym w sprawach o zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE.
Dlatego planując złożenie wniosku, warto znać zarówno „czyste” przepisy ustawy, jak i wyjątkowe regulacje obowiązujące do 2026 r. – w praktyce mają one duży wpływ na czas trwania postępowania oraz na sposób weryfikacji dokumentów przez urzędy wojewódzkie.
Podstawy prawne i charakter zezwolenia
Instytucja pobytu rezydenta długoterminowego UE wynika z dyrektywy 2003/109/WE oraz z przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (w szczególności art. 211–214). Zezwolenie to jest udzielane na czas nieokreślony, natomiast sama karta pobytu wydawana jest co do zasady na 5 lat – po tym okresie wymaga wymiany, ale nie jest to nowe postępowanie w sprawie zezwolenia, tylko czynność techniczna.
Zezwolenie skierowane jest wyłącznie do obywateli państw trzecich (spoza UE/EOG/Szwajcarii). Obywatele państw członkowskich korzystają z odrębnego reżimu swobody przemieszczania się i co do zasady nie potrzebują tego tytułu pobytowego.
Kto może ubiegać się o pobyt rezydenta długoterminowego UE?
Kluczowym warunkiem uzyskania zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE jest co najmniej 5-letni, legalny i nieprzerwany pobyt w Polsce bezpośrednio przed dniem złożenia wniosku. Do tego okresu wlicza się m.in. pobyt na podstawie zezwoleń na pobyt czasowy, zezwolenia na pobyt stały, ochrony uzupełniającej oraz pobytu jako członek rodziny obywatela UE, z uwzględnieniem ograniczeń przewidzianych w art. 212 ustawy o cudzoziemcach.
Nie wszystkie okresy liczą się jednak w pełni. Na przykład czas pobytu na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach uwzględnia się tylko w połowie, a niektóre pobyty krótkoterminowe w ogóle nie są wliczane. Ustawa określa też dopuszczalne przerwy w pobycie – krótkie wyjazdy za granicę nie przekreślają automatycznie możliwości uzyskania statusu rezydenta, o ile nie przekroczą określonych progów czasowych.
Drugim filarem jest sytuacja życiowa cudzoziemca. Kandydat musi wykazać, że posiada:
- stabilne i regularne źródło dochodu pozwalające na utrzymanie siebie (i rodziny, jeśli wniosek ich dotyczy) bez korzystania z pomocy społecznej,
- ubezpieczenie zdrowotne w Polsce (w ramach NFZ lub prywatnej polisy spełniającej wymogi ustawowe).
Od 2024 r. znacząco doprecyzowano również wymóg znajomości języka polskiego. Co do zasady konieczne jest potwierdzenie znajomości języka na poziomie co najmniej B1 w skali Rady Europy – poprzez państwowy certyfikat językowy, świadectwo ukończenia szkoły w Polsce lub odpowiednie dyplomy.
Dla części osób przewidziano wyjątki (np. małoletni wnioskodawcy, osoby niepełnosprawne w określonych sytuacjach), jednak w praktyce większość dorosłych kandydatów musi realnie udokumentować znajomość języka polskiego.
Dodatkowo warto pamiętać, że na lata 2025–2026 zaplanowano kolejne zmiany w przepisach – Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o cudzoziemcach, który przewiduje m.in. pełną cyfryzację procedur, możliwość składania elektronicznych wniosków o pobyt czasowy, stały i pobyt rezydenta UE w systemie MOS, stopniowe wprowadzenie elektronicznej karty pobytu, szerszą wymianę danych między rejestrami państwowymi oraz zaostrzenie weryfikacji dokumentów i źródeł dochodu cudzoziemców. Projekt wejdzie najwcześniej w 2026 r.
Zróżnicowanie sytuacji cudzoziemców – praktyka dla różnych grup
Choć przepisy są formalnie jednakowe dla wszystkich, praktyka pokazuje, że różne grupy narodowościowe mierzą się z innymi wyzwaniami.
Obywatele Ukrainy korzystają obecnie z ochrony czasowej przedłużonej do 4 marca 2026 r., co wpływa na ich sytuację pobytową i dostęp do rynku pracy. Wielu z nich planuje „przeskok” z reżimu specustawy na klasyczne tytuły pobytowe, w tym właśnie na pobyt rezydenta długoterminowego UE. W tych sprawach urzędy bardzo dokładnie badają ciągłość pobytu, legalność pracy oraz okresy, które można zaliczyć do pięcioletniego okresu wymaganego do uzyskania statusu rezydenta.
Obywatele Białorusi częściej mają już od kilku lat stabilne zatrudnienie oraz ugruntowaną sytuację pobytową (np. na podstawie zezwoleń czasowych czy pobytu stałego). W ich sprawach kluczowe jest prawidłowe udokumentowanie całej historii pobytowej oraz dochodów – szczególnie gdy w przeszłości korzystali z różnych podstaw prawnych (np. pobyt humanitarny, ochrona uzupełniająca).
Coraz liczniejszą grupą są również specjaliści z USA i Kanady, a także przedsiębiorcy oraz „cyfrowi nomadzi” z Ameryki Łacińskiej. Osoby te zwykle spełniają bez problemu kryterium dochodowe, ale często pracują zdalnie dla podmiotów zagranicznych. W takich sprawach urząd szczegółowo analizuje dokumenty księgowe, przelewy i umowy, aby stwierdzić, czy dochód ma charakter stabilny i realny.
Dynamicznie rośnie też liczba wnioskodawców z wysoko rozwiniętych państw Azji (Japonia, Korea Południowa, Singapur) oraz z Indii i Chin – zwłaszcza w sektorach IT, inżynierii, usług biznesowych (BPO/SSC) i medycyny. W tych przypadkach typowe problemy to:
- udowodnienie ciągłości zatrudnienia (szczególnie przy częstych zmianach pracodawców),
- wykazanie realnej wysokości wynagrodzenia (np. przy rozbudowanych strukturach holdingowych),
- odpowiednie udokumentowanie miejsca zamieszkania w Polsce (umowy najmu, media, zameldowanie).
Jak wygląda procedura o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE – od wniosku do decyzji?
Wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE składa się do wojewody właściwego ze względu na miejsce zamieszkania cudzoziemca. Co do zasady wniosek należy złożyć osobiście, najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu. Po złożeniu kompletnego wniosku pobyt cudzoziemca jest uznawany za legalny aż do chwili wydania decyzji – nawet wtedy, gdy formalny okres pobytu wynikający z dotychczasowego tytułu już się zakończył.
Od 1 czerwca 2025 r. coraz większą rolę odgrywa Moduł Obsługi Spraw (MOS) – rządowy system elektroniczny umożliwiający przygotowanie wniosku, wypełnienie formularzy online, a docelowo także złożenie wniosku w pełni elektronicznie. Reforma przewiduje stopniowe przejście na model, w którym dokumentacja pobytowa (wniosek oraz załączniki) przesyłana będzie w formie cyfrowej do krajowego systemu rejestrów cudzoziemców.
Opłaty pozostają tradycyjne: opłata skarbowa za wydanie zezwolenia wynosi 640 zł, natomiast opłata za wydanie karty pobytu – 100 zł, płatna po uzyskaniu decyzji pozytywnej. Wpłaty można dokonać przelewem lub w kasie urzędu wojewódzkiego, zgodnie z zasadami obowiązującymi w danym województwie.
Terminy ustawowe a realne czasy oczekiwania – co zmienia 4 marca 2026 r.?
Zgodnie z ustawą o cudzoziemcach postępowanie w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE powinno zostać zakończone w ciągu 90 dni od dnia wszczęcia. W praktyce terminy te od lat nie są dotrzymywane – głównie z uwagi na dużą liczbę wniosków oraz niedobory kadrowe w urzędach wojewódzkich.
Kluczowe znaczenie ma nowelizacja z 12 września 2025 r., która zawiesiła bieg terminów załatwiania spraw w wielu postępowaniach pobytowych – w tym dotyczących pobytu rezydenta długoterminowego UE – aż do 4 marca 2026 r. W tym okresie:
- nie biegną ustawowe terminy rozpatrywania spraw,
- przepisy o bezczynności i przewlekłości nie mają zastosowania,
- wojewodowie nie mają obowiązku informowania o przekroczeniu terminów,
- ponaglenia nie wywołują standardowych skutków procesowych.
W rezultacie realny czas oczekiwania na decyzję wynosi obecnie od kilku do kilkunastu miesięcy, a w sprawach bardziej skomplikowanych – nawet do około dwóch lat. To bezpośredni skutek zawieszenia terminów oraz kumulacji spraw w urzędach wojewódzkich.
Dokumenty wymagane w postępowaniu o udzielenie zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE
W toku postępowania cudzoziemiec zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie ustawowych przesłanek, o których mowa w art. 211–214 ustawy o cudzoziemcach. W szczególności konieczne jest wykazanie posiadania stabilnego i regularnego źródła dochodu w okresie trzech lat bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku, jak również na moment prowadzenia postępowania.
- miesięczne imienne raporty ubezpieczeniowe ZUS RMUA za okres trzech lat poprzedzających złożenie wniosku od wszystkich podmiotów, u których cudzoziemiec wykonywał pracę lub nadal wykonuje zatrudnienie;
- informacje PIT-11 za okres trzech lat poprzedzających złożenie wniosku od wszystkich pracodawców, z którymi cudzoziemiec pozostawał w stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnym;
- deklaracje podatkowe PIT-37 obejmujące trzy pełne lata podatkowe poprzedzające złożenie wniosku, wraz z potwierdzeniem ich złożenia w urzędzie skarbowym lub UPO w przypadku deklaracji elektronicznych;
- umowy o pracę, umowy zlecenia oraz inne dokumenty stanowiące podstawę wykonywania pracy na terytorium RP wraz z aneksami, świadectwami pracy oraz dokumentami potwierdzającymi legalność zatrudnienia (zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy, zezwolenia na pobyt czasowy i pracę);
- aktualne zaświadczenie od pracodawcy potwierdzające kontynuację zatrudnienia, wysokość wynagrodzenia, rodzaj umowy oraz wymiar czasu pracy;
- w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej – dokumenty potwierdzające uzyskiwany dochód, w szczególności dokumenty księgowe, sprawozdawcze lub potwierdzające udział w spółce;
- dokumenty potwierdzające dochód członka rodziny, jeżeli jego dochód jest uwzględniany przy ocenie spełnienia przesłanki dochodowej.
Wnioskodawca obowiązany jest również do przedłożenia dokumentu potwierdzającego posiadanie ubezpieczenia zdrowotnego na terytorium RP, zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych lub polisę spełniającą ustawowe wymogi.
Konieczne jest także wykazanie znajomości języka polskiego na poziomie co najmniej B1 poprzez państwowy certyfikat językowy, świadectwo ukończenia szkoły w Polsce lub odpowiedni dyplom.
Organ może wezwać cudzoziemca do przedłożenia dodatkowych dokumentów, w szczególności dotyczących nieprzerwanego pobytu na terytorium RP lub dodatkowego potwierdzenia stabilności i regularności dochodu. Zakres dokumentacji zależy od indywidualnej sytuacji wnioskodawcy.
Wszystkie dokumenty powinny zostać przedłożone w oryginałach lub urzędowo poświadczonych odpisach.
Rola profesjonalnego pełnomocnika – jak pomaga LegalWay Expert?
Skala zmian, wielość przepisów szczególnych oraz przeciążenie urzędów sprawiają, że prowadzenie sprawy o pobyt rezydenta długoterminowego UE „na własną rękę” wiąże się z ryzykiem błędów formalnych i znacznym wydłużeniem procedury. Jest to szczególnie odczuwalne dla osób aktywnych zawodowo, przedsiębiorców oraz specjalistów funkcjonujących w złożonych strukturach korporacyjnych.
Kancelaria LegalWay Expert wspiera cudzoziemców planujących długoterminowo związać swoją przyszłość z Polską i Unią Europejską. Z naszych usług korzystają m.in.:
- specjaliści z USA i Kanady,
- przedsiębiorcy i pracownicy z Ameryki Łacińskiej,
- wysoko wykwalifikowani specjaliści z Japonii, Korei Południowej, Singapuru, Indii i Chin,
- kadra zarządzająca, eksperci IT, inżynierowie, lekarze oraz profesjonaliści z branż wysokich technologii.
W ramach prowadzenia sprawy analizujemy, czy pięcioletni okres pobytu jest poprawnie udokumentowany, w tym jak liczyć poszczególne odcinki (studia, ochrona, pobyt rodzinny). Weryfikujemy dochody i doradzamy, jak prawidłowo je udokumentować (umowy, rachunki, wyciągi bankowe, dokumenty księgowe). Przygotowujemy kompletny wniosek zgodny z wymaganiami właściwego urzędu wojewódzkiego, reprezentujemy klienta na każdym etapie i reagujemy na wezwania do uzupełnień. Doradzamy również w zakresie potwierdzania znajomości języka polskiego na poziomie B1 i wyboru odpowiedniej ścieżki egzaminacyjnej.
Podsumowanie
Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE pozostaje jednym z najważniejszych instrumentów zapewniających cudzoziemcom stabilną sytuację prawną w Polsce. Wymaga ono jednak spełnienia rygorystycznych warunków – pięcioletniego, legalnego i nieprzerwanego pobytu, stabilnych dochodów, ubezpieczenia zdrowotnego oraz potwierdzonej znajomości języka polskiego na poziomie co najmniej B1.
Nadchodzące zmiany legislacyjne – w tym zawieszenie biegu terminów do 4 marca 2026 r. oraz rozwój Modułu Obsługi Spraw i e-karty pobytu – zwiększają bezpieczeństwo formalne cudzoziemców, ale jednocześnie mogą wydłużyć czas oczekiwania na decyzję i zaostrzyć weryfikację dokumentów.
Dlatego w wielu przypadkach profesjonalne wsparcie kancelarii migracyjnej staje się rozwiązaniem nie tyle komfortowym, co praktycznie koniecznym – zwłaszcza dla osób, którym zależy na szybkim i pewnym uzyskaniu statusu rezydenta długoterminowego UE.